Ablösung Schulverwaltungssystem (SVS)
Projekt Ablösung Schulverwaltungssystem SVS (EdIS).
Für weiterführende Fragen zum Projekt oder bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an:
Kurt Mästinger | Stabsstelle Informatik
058 345 57 86 | kurt.maestingerNULL@tg.ch
Marco Solenthaler | ext. PL (BSG Unternehmensberatung AG)
marco.solenthalerNULL@bsg.ch
Ausgangslage
Das Produkt SVS zur zentralen Stammdatenverwaltung, welches gemeinsam von den Thurgauer Volksschulen und dem Amt für Volksschule (AV) genutzt wird, wird nicht weiterentwickelt und ist zu ersetzen. Dieselbe Software wird zudem in den Kantonen St. Gallen und Appenzell Innerrhoden eingesetzt. Mit den Neubeschaffungen in den beiden Kantonen zeichnet sich das End-of-Life des SVS ab. Mit dem Projekt «Ablösung SVS» wird ein zukunftsgerichtetes Schulverwaltungssystem mit möglichst standardisierten Schnittstellen und ohne Redundanzen in der Datenhaltung realisiert.
Einige Aufgaben, die mit den Verwaltungsaufgaben verbunden sind, werden heute zudem mit Excel gelöst. Dies führt zu Medienbrüchen und zu einer mehrfachen Verwaltung derselben Daten. Die Ersatznotwendigkeit bietet dem Kanton Thurgau und den Thurgauer Schulgemeinden die Chance, ein gemeinsames neues IT-System für die elektronische Zusammenarbeit zu beschaffen, das auf die Bedürfnisse der Schulverwaltung ausgerichtet ist.
Ziele und Nutzen
Ziel des vorliegenden Vorhabens ist es, für alle Thurgauer Schulgemeinden und das AV ein neues einheitliches und gemeinsam genutztes Schulverwaltungssystem mit zentraler Datenhaltung (Once Only Prinzip) und standardisierten Schnittstellen einzuführen. Die neue Anwendungslandschaft wird den 87 Schulträgern und dem AV dienen und Synergieeffekte mit sich bringen. So werden beispielsweise kantonsweit Prozesse harmonisiert. Eine neue Lösung bringt für alle Nutzer auch neue Funktionalitäten mit und kann den administrativen Aufwand vereinfachen und verringern.
Die Einführung einer neuen Lösung bedingt aber auch, dass mit der Einführung gemeinsam bestehende Herausforderungen gemeistert werden wie die Harmonisierung von Prozessen, die Reduktion von Medienbrüchen und die Vereinfachung der technischen Infrastruktur.
Grundsätzlich besteht der Anspruch, dass die schulübergreifenden Verwaltungsprozesse zukünftig durch die Lösung abgewickelt werden können, um die Zusammenarbeit zwischen Schulgemeinden und AV zu stärken.
Stand des Projekts
Für die Ablösung des SVS wurde im Q3/2023 eine öffentliche Ausschreibung im offenen Verfahren durchgeführt. Es gingen drei vergleichbare Angebote von drei etablierten Schweizer Anbietern von Schulverwaltungslösungen ein. Die Auswertung der Angebote fand im Rahmen des Projektteams statt, welches sich aus schul- und kantonsseitigen Vertretern zusammensetzte. Das Angebot der Centerboard AG, Basel, hat den Zuschlag erhalten.
Der neue Zeitplan wurde im Rahmen des Projektsetups festgelegt und ist wie folgt:
In der Konzeptphase wurden die in den Ausschreibungsunterlagen definierten Anforderungen funktional und technisch mit dem Projektteam spezifiziert und in Detailkonzepten festgehalten. In der Realisierungsphase wird das System aufgebaut, konfiguriert und entwickelt. Im Frühling 2025 soll das Testsystem aus funktionaler und technischer Sicht von den Anwenderinnen und Anwendern getestet und abgenommen werden. Die Tests werden vollumfänglich vom Projektteam (bestehend aus kleinen, mittleren und grossen Schulgemeinden) wahrgenommen. Die Inbetriebnahme des neuen SVS ist im Oktober 2025 geplant.
Abgrenzung SVS / DVL
Die im Einsatz stehenden Datenverwaltungs- und Lernsysteme (DVL) der Firmen Pupil AG, CM Informatik AG und Escola GmbH können weiterhin genutzt werden. Prozesse, die einzig in der Schulgemeinde stattfinden, sollen weiterhin durch die DVL-Lösungen abgedeckt werden. Das neue SVS wird grundsätzlich dieselben Prozesse und Funktionalitäten abdecken wie das heutige Edis. Es entsteht dadurch keine doppelte Abdeckung von Anforderungen und die Prozessschritte finden entweder in der DVL oder im SVS statt.
Der Datenaustausch zwischen SVS und DVL wird wie bereits heute mit einer sogenannten unidirektionalen Schnittstelle gewährleistet. Dies bedeutet, dass die im SVS erfassten Grundaten (bspw. Schülerdaten, Stammklasseneinteilung) von den DVL bezogen werden, damit in der DVL auf derselben Datenbasis weitergearbeitet werden kann. SVS 25 ist für diese Grunddaten (Personendaten) als Mastersystem definiert. Zusätzliche Daten (bspw. Noten, Absenzen) sollen weiterhin in den DVL erfasst und verwaltet werden.
In einem ersten Schritt wird die heutige Lösung abgebildet (1:1 Ablösung von Edis). Nach ersten Erfahrungen sollen allfällige Ausbauschritte geprüft werden, wie etwa eine bidirektionale Schnittstelle (Rückschreiben von den DVL ins SVS). Von Beginn an wird eine Importvorlage (u.a. für die sonderpädagogischen Massnahmen) zur Verfügung gestellt, damit ausgewählte Daten von den DVL ins SVS geschrieben werden können.
Lehrpersonen werden einen eingeschränkten SVS-Zugriff erhalten, damit sie u.a. ihren Kurzlebenslauf nicht mehr in Excel ausfüllen müssen, sondern den gesamten Einstufungsprozess im SVS über einen Workflow abwickeln können.
Systemarchitektur
Das AV und die Schulgemeinden erhalten je einen einzelnen Mandanten. Jeder Mandant ist mit den jeweiligen Umsystemen (bspw. DVL oder Finanz- und Lohnsysteme) verbunden. Jeder Mandant ist über eine eigene URL erreichbar und hat eine eigene Datenbank. Bestimmte Informationen/Attribute (wie Statistikcodes) werden in einem zentralen Mandanten geführt, damit eine Änderung auf alle Mandanten übertragen wird.
Bedeutung für die Schulgemeinde
Nachfolgende Meilensteine sind für die Schulgemeinden von Bedeutung:
Projektorganisation
Die Projektorganisation war bis und mit Zuschlagsentscheid wie folgt. Die Projektorganisation setzt sich aus Vertretern des AV und der Schulgemeinden zusammen. Fachliche, technische und juristische Unterstützung erhält das Projekt durch die BSG Unternehmensberatung AG.