Ausgangslage

Das Produkt SVS zur zentralen Stammdatenverwaltung, welches gemeinsam von den Thurgauer Volksschulen und dem Amt für Volksschule (AV) genutzt wird, wird nicht weiterentwickelt und ist zu ersetzen. Dieselbe Software wird zudem in den Kantonen St. Gallen und Appenzell Innerrhoden eingesetzt. Mit den Neubeschaffungen in den beiden Kantonen zeichnet sich das End-of-Life des SVS ab. Mit dem Projekt «Ablösung SVS» wird ein zukunftsgerichtetes Schulverwaltungssystem mit möglichst standardisierten Schnittstellen und ohne Redundanzen evaluiert und realisiert. 

Einige Aufgaben, die mit den Verwaltungsaufgaben verbunden sind, werden zudem mit Excel gelöst. Dies führt zu Medienbrüchen und zu einer mehrfachen Verwaltung derselben Daten. Die Ersatznotwendigkeit bietet dem Kanton Thurgau und den Thurgauer Schulgemeinden die Chance, ein gemeinsames neues IT-System für die elektronische Zusammenarbeit zu beschaffen, das auf die Bedürfnisse der Schulverwaltung ausgerichtet ist. 

Die im Einsatz stehenden Datenverwaltungs- und Lernsysteme (DVL) der Firmen Pupil AG, CM Informatik AG und Escola AG sind von diesem Vorhaben nicht tangiert. 

Ziele und Nutzen

Ziel des vorliegenden Vorhabens ist es für alle Thurgauer Schulgemeinden und das AV ein neues einheitliches und gemeinsam genutztes Schulverwaltungssystem mit zentraler Datenhaltung (Once Only Prinzip) und standardisierten Schnittstellen einzuführen. Die neue Anwendungslandschaft wird den 87 Schulträgern und dem AV dienen und Synergieeffekte mit sich bringen. So werden beispielsweise kantonsweit Prozesse harmonisiert. Eine neue Lösung bringt für alle Nutzer auch neue Funktionalitäten mit und kann den administrativen Aufwand vereinfachen und verringern. 

Die Einführung einer neuen Lösung bedingt aber auch, dass mit der Einführung gemeinsam bestehende Herausforderungen gemeistert werden wie die Harmonisierung von Prozessen, die Reduktion von Medienbrüchen und die Vereinfachung der technischen Infrastruktur. 

Grundsätzlich besteht der Anspruch, dass die schulübergreifenden Verwaltungsprozesse zukünftig durch die Lösung abgewickelt werden können, um die Zusammenarbeit zwischen Schulgemeinden und AV zu stärken. Weitere Prozesse, die einzig in der Schulgemeinde stattfinden, sollen weiterhin durch die DVL-Lösungen abgedeckt werden (Prozesse sollen nur in einer der beiden Lösungen abgedeckt werden).

Der grobe Beschaffungsgegenstand setzt sich wie folgt zusammen:

 

Stand des Projekts

Für die Ablösung des SVS wurde im Q3/2023 eine öffentliche Ausschreibung im offenen Verfahren durchgeführt. Es gingen drei vergleichbare Angebote von drei etablierten Schweizer Anbietern von Schulverwaltungslösungen ein. Die Auswertung der Angebote fand im Rahmen des Projektteams statt, welches sich aus schul- und kantonsseitigen Vertretern zusammensetzte. Das Angebot der Centerboard AG, Basel, hat den Zuschlag erhalten. 

 

Der neue Zeitplan wurde im Rahmen des Projektsetups festgelegt und ist wie folgt: 

In der Konzeptphase werden die in den Ausschreibungsunterlagen definierten Anforderungen funktional und technisch mit dem Projektteam spezifiziert und in Detailkonzepten festgehalten. In der anschliessenden Realisierungsphase wird das System aufgebaut, konfiguriert und entwickelt. Im Q1/2025 soll das Testsystem aus funktionaler und technischer Sicht von den Anwenderinnen und Anwendern getestet und abgenommen werden. Die Inbetriebnahme der Produktivumgebung des neuen SVS ist im Oktober 2025 geplant.

 Projektorganisation

Die Projektorganisation war bis und mit Zuschlagsentscheid wie folgt. Die Projektorganisation setzt sich aus Vertretern des AV und der Schulgemeinden zusammen. Fachliche, technische und juristische Unterstützung erhält das Projekt durch die BSG Unternehmensberatung AG.

Die neue Projektorganisation für die Folgephasen, welche u.a. durch die Centerboard AG er-gänzt wird, wird zu einem späteren Zeitpunkt bekannt gegeben.